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采购部岗位职责及工作标准

一、角色的目的

1.1 可作为采购部门工作的标准依据。

1.2 可作为公司领导评价采购部门绩效的依据。

1.3 可作为采购部门工作相互监督与合作的基础。

二、集中化管理

总经理是采购部的直接主管。

采购部的工作直接对总经理负责。

3. 岗位职责

3.1. 采购计划的编制

负责根据生产、设备、检验等部门的要求编制配套采购计划，并组织具体实施零星采购员岗位职责，保证业务流程中的物料供应。

3.2. 材料供应：

3.2.1 负责原辅材料、包装、备品备件、备品备件、办公用品、检验用品及燃料的采购供应。

3.2.2 认真做好市场调研和预测工作，把握物资供应。

3.2.3 及时采购采购计划中提出的各类材料，使价格合理，又能保证质量。

3.2.4 负责各类采购合同的签订和管理，工作执行，制定相应的管理制度。

3.2.5 严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则开展采购业务，按生产安排控制物资供应进度，实现物流的最优管理。

3.3. 外购物资的仓储和结算：

3.3.1 负责办理所购物资到货后的相关手续。

3.3.2 及时退回不合格产品。

3.4. 供应商质量审核：

3.4.1 参与供应商质量管理体系的审核。

3.4.2 加强物资供应档案管理，做好物资信息情报工作，建立稳固可靠的物资供应网络，不断开拓和优化物资供应渠道。

3.4.3 负责物资采购管理制度的制定。

3.4.4 建立可靠的物料供应基地，会同质量管理部门等相关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作，按时按质、按量供料。

3.5、负责企业外部委托加工的仓储业务。

3.6、加强与企业内部各部门的沟通与配合，处理生产经营过程中各种物流管理需求和突发问题的协调与平衡。

3.7. 负责废料的销售和处置。

3.8、完成公司领导交办的其他工作。

4. 职责和权限

4.1 拒绝提供未经批准的计划的权利。

4.2 有权要求仓库管理员提供库存报告。

4.3 购买权：

4.3.1 大宗原辅材料的购买权。

4.3.2 购买办公用品、器皿和劳保用品及工装的权利。

4.3.3 公司内部备品备件、备品备件、生产用品和维修资料的采购权。

4.3.5 购买检查用品和用具的权利。

4.3.6 企业购买燃料的权利

五、工作标准

5.1 坚决执行总经理下达的工作指示，并顺利完成。

5.2 根据生产需求计划和物料库存编制合理的采购计划，按时、按质量、按数量供货企业生产经营各类物料，为企业生产经营活动提供物料支持。

5.3 严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购运作和供应商管理、供应渠道的建立等各方面的工作均符合企业的要求。

5.4 能与其他部门进行良好的沟通配合，能较好地配合相关部门处理物料供应中的异常情况或生产任务的临时调整和变化。

5.5 根据各部门需要，实行定期排序和定量排序，尽量减少对流动资金的占用，提高资金使用效率。

5.6 供应商管理方法有效，已建立的物资供应渠道和供应网络稳固可靠，物资供应信息工作和物资供应档案管理达到标准要求。

5.7 业务员日常管理严格，外出人员不损害企业利益、违反规章制度，工作效率普遍良好。

5.8 日常工作管理有条理，办公室干净整洁，工作秩序好，效率高。

5.9 在工作中能与其他部门进行良好的沟通和配合。

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采购工作流程

一、主要工作内容

1、采购部主要负责生产资料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品及外包加工的采购。

2、根据生产管理部出具的生产材料采购计划，各部门提交的物品使用计划和库存报告，采购部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认， 然后分解并下发采购计划给相关采购商。采购商根据质量管理部门出具的材料质量标准和采购计划确定采购供应商。

3、物料到货时，业务员填写到货通知，到货通知随货物一起送到仓库，仓库保管员进行初步检验，确认数量，核实后签字确认到货通知书，到货通知书第三份由仓库保管员保管， 第二份发给财务部，第一份发回采购部，将材料存放起来进行检查。

4、月末发票未到货时，由采购员办理临时入库手续，发票到货后进行正式入库后赶回临时入库，业务员填写入库单，采购部负责人审核并签字，仓库管理员填写批次材料批号， 代号、验货单号和签字确认后，财务部门根据仓储清单和合格报告进行仓储结算业务。

二、采购程序

1 采购以“采购计划”和“认证结果”为依据。

2 如果安全关键组件已获得安全法规的批准，则必须购买这些组件。

3 在可行的情况下，可以委托材料加工商或采购代理进行进货检验，但应与其签订质量保证协议。

4、采购人员必须具备采购活动所需的专业知识，熟练使用计算机处理信息网络上的数据，具备良好的谈判技巧。

5、根据生产计划零星采购员岗位职责，采购部出具经批准的基本材料采购计划和零星采购计划，是采购活动的基本依据。

6、采购经理根据设备的分类，将基本材料采购计划分配给不同的采购负责人。

7、采购负责人收到采购方案后，应仔细检查方案的可行性，如有无法执行的项目，应书面反馈给规划部门，以便规划部门及时调整方案。

8、采购人员逐一核对采购计划供应商的相关信息，编制采购订单，应清楚列出采购材料对应的制造商、相应的制造商规格/型号、采购数量和所需交货日期。如果不能满足交货时间，则应注明新的合同时间。

9、采购订单必须按照采购订单审批和退货流程进行标准化审批，采购人员将采购经理或其授权人批准的订单发送给供应商，并要求供应商在规定时间内签回确认。采购订单一经签署即行生效，其副本应当归档并由采购部妥善保管。

10. 如果已签署订单的价格、交货时间和包装有任何变化，购买者应重新评估。

11、在采购计划中，未列入合格供应商的材料视为风险采购;在进行采购之前，必须批准有风险的采购。该材料的使用应由相关技术人员针对特定目的和要求指定，此类材料不应简单地重复使用，如果有二次使用，则应在受控状态下进行。

12、下单后，采购人员负责记录订单，并不断提醒供应商按时交货。

13、货物到达临时仓储仓库时，采购方应将物资的紧急情况告知临时仓储接收人员，以便及时送检。

14、安全关键装置的购置必须经安全法规批准，未经批准不得购买;当材料因技术改进或其他特殊要求而需要更换时，必须执行规定的审批程序。

15. 外包处理控制

a）外包加工采购组负责及时、正确的应用、外包加工所需技术资料的传递;

b）对于关键材料，外包采购人员应当组织技术培训、现场技术指导和外包供应商相关人员的第一次加工评审。外包材料可由质检部门的检验员或供应商现场的授权人员进行检验，或送回检验，具体检验方法由技术工程部提出并实施;

c） 采购部负责与外包加工供应商保持日常沟通和联络，协调解决外包加工过程中的质量、技术等问题。

d）技术工程部组织对外部供应商进行定期评估的实施，组织工艺指导和质量检查，监督供应商纠正和预防措施的实施情况。

e）外包供应商在产品生产过程中必须按照公司要求提供相关质量数据，由质量保证部门管理，并纳入公司质量报告。

3. 检查控制程序

1、供方将物料送入仓库，仓库管理人员在收到交货时应检查并登记品种、数量和包装。

2、仓库管理人员应及时填写检验表，并发给质检人员。涉及专业技术设备验收时，应同时通知技术设备使用单位的技术人员参加质量验收。

3、对于外包加工产品或其他地方检验的物料，仓库应按照质检部门出具的合格文件进行“直接收货”操作。

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采购部管理制度

直接主管：总经理;

部门性质：负责材料、备品备件等材料的采购、供应;

管理权限：受办公室委托，行使采购、供应的管理权限，承担执行公司规章制度、管理程序和作业指导书的义务;

管理职能：合理组织采购，及时供应生产所需物资;

采购部职责：1、服从办公室统一指挥，严格执行作业指示，对办公室的一切管理行为负责;

2、负责编制原辅材料及零配件的供应计划。认真组织原辅材料及包装的供采购工作，做好原辅材料、包装等零配件进出库统计核算工作;

3、制定部门工作计划和目标;

4、了解公司在市场上需要采购的材料和备件的变化情况;

5、调查研究行业材料、备件采购规则;

6、采购方式设定;

7、对主要供应商的档次、质量、交货时间、价格、服务、信用等能力进行评估;

8、采购前的询价、比价、谈判;

9、合理编制采购计划，实施采购;

10、处理和协调与供应商的关系;

11、组织收集和分析重大市场信息;

12、对采购人员的专业水平和工作能力进行检查、考核、评价;

13. 完成临时作业